Acies
Sådan bruger softwarefirma tydelig kommunikation til at blive formålsdrevne
Samarbejdet mellem Feedwork og Ældre- & Handicapforvaltningen (ÆHF) i Odense Kommune startede med en workshop på en lederdag for de øverste 5 ledelseslag, som er ansvarlige for forvaltningens ca. 4000 medarbejdere. Målet var at skabe et fælles sprog om psykologisk tryghed blandt disse ~200 ledere.
Under workshoppen var der flere aha-oplevelser. Det blev tydeligt, at den psykologiske tryghed ikke var så høj, som flere ledere troede.
I tiden efter var der andre enkelt-situationer i forvaltningen, hvor der foregik noget “ude i organisationen”, som ledelsen ikke havde tilstrækkelig viden om, men som de ville have hjulpet til med, hvis de havde vidst det. Der var bl.a. dialog med borgere og en øget offentlig opmærksomhed, som understregede alvoren.
”Vi så en tendens til, at lederne havde forskellige opfattelser af virkeligheden sammenlignet med den hverdag, som medarbejderne oplevede.”
- Gitte Østergaard, Adm. Direktør, Ældre- og Handicapforvaltningen
Denne erkendelse understregede behovet og skabte motivationen for en mere struktureret tilgang til at forbedre kommunikationen og tilliden blandt ledere og medarbejdere.
Forvaltningens ledergruppe indledte derfor et længere samarbejde med Feedwork med fokus på at gøre mere end bare at få et fælles sprog. Med et ønske om at starte udviklingen fra toppen, skulle alle lederne igennem et forløb med overskriften “Vi leder på virkeligheden”, hvor psykologisk tryghed var et centralt element. Først den strategiske chefgruppe, så niveau-3 lederne, som igen kørte forløbet med deres ledergrupper.
Forløbet gav alle ledere nye redskaber og skabte et fælles grundlag for arbejdet med psykologisk tryghed i deres konkrete hverdag.
Kort sagt manglede der et trygt rum til at tale om det, der var svært. Og uden det rum blev det også svært for ledelsen at få et sandfærdigt billede af virkeligheden.
Intet af dette var bevidst. Der var ingen, der skulle “straffes” for dårlig ledelse - det var et systemisk problem i en stor og professionel organisation med de bedste intentioner.
Enhver organisation er et komplekst samspil af strukturer og systemer som styrker åbenheden og hæmmer åbenheden. Her er nogle eksempler på de udfordringer, som forløbet arbejdede med:
Det viste sig hurtigt, at flere ledere overvurderede niveauet af psykologisk tryghed, og at oplevelsen var meget forskellig på tværs. Gitte Østergaard blev overrasket: "Jeg troede, at grundlaget var det, jeg traf beslutninger på i forvejen, men grundlaget var faktisk et andet.”
Line Vandborg Thayssen beskriver samtidig den skepsis, der var hos nogle i starten: "Jeg tror også, der var nogle af lederne i gruppen, som tænkte, at [psykologisk tryghed] har vi jo, det behøver vi ikke at træne. Men det viser faktisk, at opfattelsen måske var mere divers, end vi lige havde troet.”
Sådan arbejdede vi med det
Alle ledergrupper startede med samme workshop fra Feedworks digitale teamforløb, som gjorde forskellene i oplevelser tydelige og gav en fælles erkendelse af, at der var noget vigtigt at arbejde med. Herefter aftalte de et fælles sprog og nogle enkle værktøjer, de ville bruge for at styrke trygheden i deres ledergrupper.
Nogle ledere manglede et trygt rum til at dele bekymringer og udveksle erfaringer. Man kan let føle sig alene i rollen som leder, og det var ikke altid, at lederne delte deres udfordringer med hinanden. "Jeg synes, at man mange gange som leder kan føle sig lidt ensom på posten" – Berit Kuhlmann Sonne-Schmidt, Plejehjemsleder Plejehjem Bolbro.
Sådan arbejdede vi med det
Vi byggede videre på en eksisterende god praksis med ledernetværk og gjorde den nem at kopiere på tværs af ledergrupper. Det gav lederne et fast, trygt forum til sparring og til at dele det, der var svært.
Ledernes dialoger og møder manglende struktur og målrettethed, hvilket reducerede effektiviteten og skabte spændinger på ledelsesmøder. “Førhen [før forløbet] havde vi ikke altid den struktur, vi havde brug for, og det betød, at vi nogle gange manglede fokus på de vigtigste emner og ikke altid fik den feedback, vi havde behov for." - Line
Et konkret eksempel var, når interne konsulenter præsenterede et projekt for den “store ledergruppe” på ca. 20 personer. Præsentationerne var ofte så “polerede”, at det føltes svært at give konstruktiv feedback. Samtidig turde de interne konsulenter ikke gøre andet, fordi der var en frygt for, at man fik meget hård kritik, hvis der var mangler.
Sådan arbejdede vi med det
Vi indførte en enkel feedback-ramme, hvor man eksplicit siger, om man ønsker feedback på noget, der er 5%, 50% eller 95% færdigt. Det gjorde feedbacken mere relevant og oplevelsen mere fair, samtidig med at det skabte reel værdi i projekterne i stedet for pseudo-feedback.
I samarbejde med Ældre & Handicapforvaltningen i Odense Kommune udviklede vi et forløb bestående af vores digitale teamforløb og en række workshops, ledersparring og rådgivning.
"I forhold til den manual, der var, og den måde, vi blev guidet på, synes jeg, det var let. Vi trænede det både i chefgruppen og i mindre ledergrupper, inden vi gik ud og gjorde det med den ledergruppe, jeg er ansvarlig for. Det var en fin trin-for-trin måde at gøre det på."
- Line Vandborg Thayssen, Forløbschef Erhvervet Hjerneskade
Derudover blev der afholdt “Store leder-dage” for ledere på tværs af niveauerne samt opfølgningsworkshops efter forløbets afslutning i hver afdeling.
Forløbet var designet til at:
Den digitale del bestod af to teamsessioner, som lederne selv faciliterede i deres egne ledergrupper. Det gav alle den samme introduktion og de samme begreber. Samtidig kunne sessionerne planlægges lokalt, så gennemførelsen blev enkel på tværs af en stor organisation.
Lederne lærte her metoder som en-to-alle og strukturerede check-ins, og de fik en bevidsthed om, hvordan egne reaktioner påvirker den psykologiske tryghed. "Selvom nogle var skeptiske i starten, blev det hurtigt en del af vores arbejdsrutiner." - Line Vandborg Thayssen
I de workshops, hvor Feedwork deltog, blev konkrete situationer fra forvaltningens hverdag brugt som cases, så tiden blev brugt på det, lederne alligevel skulle håndtere.
”De fysiske møder gav os mulighed for at arbejde med relationer og drøftelser på et dybere plan, mens de digitale elementer var målrettede og gjorde det nemt at fastholde læringen i en travl hverdag. Det var let at gå til og meningsfuldt at deltage i."
- Line Vandborg Thayssen
I en afsluttende menti-afstemning pegede lederne på, hvad der virkede i hverdagen: rammesætning, tjek-ind, metoden “1-2-alle” og at turde være uenige:
Samtidig beskrev flere ledere, at samarbejdet i ledergruppen blev stærkere, og at det blev lettere at dele det svære:
”Forløbet med psykologisk tryghed har betydet, at man føler sig mindre alene, fordi vi har fået et større sammenhold i gruppen, et fællesskab, og vi tør også fortælle hinanden, hvis der er noget, vi bøvler med, uden at vi skal føle os forkerte eller dumme.”
– Berit Kuhlmann Sonne-Schmidt, Plejehjemsleder Plejehjem Bolbro
Lederne fik skabt rum til at sætte ord på udfordringer og dele erfaringer løbende på deres ledermøder og i ledernetværk:
“Der er i hvert fald ikke tvivl om, at vi [ledergruppen] er et helt andet sted (...). Der er en velvillighed og et ønske om at dele noget - og dele noget, der er svært.”
– Gitte Østergaard, Adm. direktør, Ældre- & Handicapforvaltningen
Strukturer understøtter ledersparring og åbenhed
Lederne beskriver, at de bruger hinandens kompetencer mere aktivt og er blevet bedre til at sparre med hinanden. Lederne har samtidig fået øget respekt for hinandens forskelligheder, som før gav friktion og stilhed. Vi spørger Line, hvad hun tager med fra forløbet, og hun fremhæver netop dette:
Forvaltningen ser forløbet som en langsigtet investering i organisationskulturen. "Det hjælper jo ikke noget bare at få nogle redskaber (…), hvis man ikke bruger dem, eller hvis man ikke er sindssygt opmærksom på ens egen adfærd i forhold til at få det til at ske.” siger Gitte og afslutter:
”Man er nødt til at walk the talk også."
For at sikre bæredygtigheden af de opnåede resultater planlægger kommunen at integrere de digitale sessioner i onboarding-processen for nye ledere og fortsat anvende metoderne i daglige arbejdsgange.
Ældre- & Handicapforvaltningen i Odense Kommunes case viser, hvordan et strategisk og motiveret fokus på psykologisk tryghed kan skabe vedvarende forbedringer i samarbejde, trivsel og effektivitet. Forvaltningen fremhæver især, at de har lært at:
Er du blevet nysgerrig på, om et digitalt teamforløb om psykologisk tryghed er noget, I kunne bruge i din organisation? Så tøv endelig ikke med at kontakte os.
Kontakt vores konsulent på opgaven, hvis du er nysgerrig på at høre mere.
Læs om tidligere projekter og samarbejder med vores kunder. Måske har I lignende udfordringer?
Eller kontakt os med det samme, og lad os tage en snak.
