Danfoss
At fremme Psykologisk Tryghed i en global virksomhed: En afgørende faktor hos Danfoss
Ældre & Handicapforvaltningen i Odense Kommune har et alsidigt lederteam og en stærk forpligtelse til kontinuerlig forbedring af både ledelse og organisationskultur. På trods af deres engagement oplevede ledergruppen på tværs udfordringer med at udfolde psykologisk tryghed, som påvirkede deres evne til at kommunikere åbent og samarbejde effektivt i samspil med deres medarbejdere.
”Vi så en tendens til, at lederne havde forskellige opfattelser af virkeligheden sammenlignet med den hverdag, som medarbejderne oplevede.”
- Gitte Østergaard, Adm. Direktør, ældre- og handicapforvaltningen
Denne erkendelse understregede behovet og skabte motivationen for en mere struktureret tilgang til at forbedre kommunikationen og tilliden blandt ledere og medarbejdere. Odense Kommunes ledergruppe kørte forløbet over en 2 årig periode i samarbejde med os. Med et ønske om at fostre udvikling fra toppen skulle alle lederne igennem forløbet for herefter, at kunne praktisere det i deres respektive teams. Materialet gav lederne nye redskaber og skabte et fælles grundlag for arbejdet med psykologisk tryghed, som de efterfølgende kunne benytte med deres medarbejdere.
Divers opfattelse af psykologisk tryghed: Mange ledere var af den opfattelse, at niveauet af psykologisk tryghed allerede var godt, men opdagede faktisk gennem forløbet, at opfattelserne var meget forskellige og kunne afstemmes bedre. Gitte Østergaard var overrasket: "Jeg troede, at grundlaget var det jeg traf beslutninger på i forvejen, men grundlaget var faktisk et andet.”
Ensomhed i lederrollen: Lederne manglede et trygt rum til at dele bekymringer og udveksle erfaringer. De følte sig ofte alene i rollen som leder, og det var ikke altid, at de delte disse udfordringer med hinanden. Lederne havde derfor ikke de store muligheder for at lære af hinandens erfaringer og sparre med hinanden. "Jeg synes, at man mange gange som leder kan føle sig lidt ensom på posten" – Berit Kuhlmann Sonne-Schmidt, Plejehjemsleder Plejehjem Bolbro.
Mangel på struktur og feedback: Ledernes dialoger og møder manglende struktur og målrettethed, hvilket reducerede effektiviteten og skærpede muligheden for udviklende feedback. “Førhen [før forløbet] havde vi ikke altid den struktur, vi havde brug for, og det betød, at vi nogle gange manglede fokus på de vigtigste emner og ikke altid fik den feedback, vi havde behov for."
Skepsis: Mange ledere fandt det udfordrende at være åbne om deres udfordringer, men de erkendte samtidig ikke behovet for at arbejde med psykologisk tryghed. "Jeg tror også, der var nogle af lederne i gruppen, som tænkte, at [psykologisk tryghed] har vi jo, det behøver vi ikke at træne. Men det viser faktisk, at opfattelsen måske var mere divers, end vi lige havde troet,” - Line Vandborg Thayssen, Forløbschef Erhvervet Hjerneskade
I samarbejde med Ældre & Handicapforvaltningen i Odense Kommune udviklede vi et forløb bestående af digitale moduler og en række workshops, ledersparring og rådgivning. Forløbet involverede 200 ledere fordelt på fem niveauer. Det blev indledt i den store chefgruppe, hvor Gitte Østergaard, Adm. Direktør, startede faciliteringen af processen. Herefter blev det videreført af niveau 3-lederne for deres ledere på niveau 4 og i nogle tilfælde på niveau 5. Undervejs blev lederne understøttet med vejledningsvideoer og en struktureret guide, så de kunne facilitere forløbet i deres egne teams.
"I forhold til den manual, der var, og den måde, vi blev guidet på, synes jeg, det var let. Vi trænede det både i chefgruppen og i mindre ledergrupper, inden vi gik ud og gjorde det med den ledergruppe, jeg er ansvarlig for. Det var en fin trin-for-trin måde at gøre det på."
- Line Vandborg Thayssen, Forløbschef Erhvervet Hjerneskade
Derudover blev der afholdt "store lederdag"-events for ledere på tværs af niveauerne samt opfølgningsworkshops efter forløbets afslutning.
Forløbet er designet til at:
Forløbet kombinerede de digitale moduler med fysiske sessioner, hvilket gav lederne mulighed for at blive trygge i arbejdet med de konkrete værktøjer i samarbejde med hinanden. Ved at koble fysiske sessioner på det digitale aspekt af forløbet fik forvaltningens ledergruppe en solid base for at anvende og benytte det digitale forløb til fulde.
”De fysiske møder gav os mulighed for at arbejde med relationer og drøftelser på et dybere plan, mens de digitale elementer var målrettede og gjorde det nemt at fastholde læringen i en travl hverdag. Det var let at gå til og meningsfuldt at deltage i."
- Line Vandborg Thayssen
Lederne deltog i første session, hvor de blev introduceret til kernekoncepterne for psykologisk tryghed og lærte metoder som en-to-alle og strukturerede check-ins. Denne session gav teamet en grundlæggende forståelse for psykologisk tryghed og vigtigheden af arbejdet med det. "Selvom nogle var skeptiske i starten, blev det hurtigt en del af vores arbejdsrutiner." - Line Vandborg Thayssen
Forvaltningens motivation og gå-på mod i tilgangen til forløbet har haft en dybdegående effekt på ledergruppens trivsel, samarbejde og arbejdsstruktur.
”Forløbet med psykologisk tryghed har betydet, at man føler sig mindre alene, fordi vi har fået et større sammenhold i gruppen, et fællesskab, og vi tør også fortælle hinanden, hvis der er noget, vi bøvler med, uden at vi skal føle os forkerte eller dumme.”
– Berit Kuhlmann Sonne-Schmidt, Plejehjemsleder Plejehjem Bolbro
Odense Kommune har med det digitale forløb imødekommet de udfordringer, de førhen stod overfor.
Bedre og øget forståelse for psykologisk tryghed
Før forløbet troede mange lederne, at de allerede havde et tilfredsstillende niveau af psykologisk tryghed. Gennem det digitale teamforløb blev det tydeligt, at der var store forskelle på, hvordan lederne oplevede denne tryghed i praksis og at der skulle skabes et rum til at forme en mere sammenhængende opfattelse. Efter forløbet beskriver Gitte Østergaard: "Det er i hvert fald ikke tvivl om, at vi [ledergruppen] er et helt andet sted (...). Der er en velvillighed og et ønske om at dele noget - og dele noget, der er svært.“
Øget kommunikation og naturlig sårbarhed
Manglen på åben dialog blev en barriere for mange af ledernes samarbejde før forløbet. Forløbet skabte rum for lederne til at sætte ord på udfordringer og dele erfaringer. Det skabte desuden en kultur, hvor det pludselig blev mere naturligt og tilgængeligt at dele de svære aspekter af deres arbejde. Vi spørger Line, hvad hun tager med fra forløbet, og hun fremhæver netop dette:
Bedre sparring og støtte mellem ledere
Før forløbet oplevede mange ledere ensomhed i deres rolle og havde svært ved at søge sparring fra kolleger. Nu har lederne ændret tilgangen til samarbejde, og beskriver nu, at de har lært at bruge hinandens kompetencer mere aktivt og er blevet bedre til at sparre med hinanden. Lederne har samtidig fået øget respekt for hinandens forskelligheder, hvilket de beskriver som en styrke for samarbejdet.
Struktureret arbejdsgang og feedback
Manglen på struktur før forløbet gjorde det svært for lederne at adressere de vigtigste emner. Efter forløbet er processen blevet meget mere effektiv: "Vi har også en mere struktureret tilgang til at bruge hinanden, hvor vi bruger konkrete redskaber til at drøfte de relevante emner og få input fra hinanden," - Berit.
Ændring i lederrollen og holdningen til åbenhed:
Før forløbet kunne frygten for at dele udfordringer være en barriere for udvikling. Efter forløbet beskriver Line, at den øgede tryghed lederne imellem har gjort, at de i ledergruppen har opnået en stærkere sammenholdsfølelse: "(…) det med at få input og andre perspektiver gør virkelig en forskel."
Forvaltningen ser forløbet som en langsigtet investering i organisationskulturen. "Det hjælper jo ikke noget bare at få nogle redskaber (…), hvis man ikke bruger dem, eller hvis man ikke er sindssygt opmærksom på ens egen adfærd i forhold til at få det til at ske.” Siger Gitte og afslutter:
”Man er nødt til at walk the talk også."
For at sikre bæredygtigheden af de opnåede resultater planlægger kommunen at integrere de digitale sessions i onboarding processen for nye ledere og fortsat anvende metoderne i daglige arbejdsgange.
Ældre & Handicapforvaltningen i Odense Kommunes case viser, hvordan et strategisk og motiveret fokus på psykologisk tryghed kan skabe vedvarende forbedringer i samarbejde, trivsel og effektivitet. Ved det digitale teamforløb om psykologisk tryghed har forvaltningen lært, at:
Er du blevet nysgerrig på, om det digitale teamforløb er noget, I kunne bruge i din organisation? Så tøv endelig ikke med at kontakte os.
Kontakt vores konsulent på opgaven, hvis du er nysgerrig på at høre mere.
Læs om tidligere projekter og samarbejder med vores kunder. Måske har I lignende udfordringer?
Eller kontakt os med det samme, og lad os tage en snak.
